Um pequeno mundo, Interlagos: os bastidores da operação da BlueTie no maior festival automotivo do país

Organizar um evento corporativo em um resort, hotel ou centro de convenções moderno é jogar em um terreno seguro. Esses locais já nasceram prontos para isso, com estrutura sob medida e fluxos controlados. Mas e quando o seu “salão de eventos” é o Autódromo de Interlagos? Aí a situação fica bem diferente.

O nome já entrega o tamanho do desafio. “Interlagos” quer dizer “entre lagos”: o autódromo foi erguido numa faixa de terra espremida entre as represas de Guarapiranga e Billings, e o urbanista francês que planejou a região no fim dos anos 1930 batizou o lugar lembrando de Interlaken, na Suíça. Inaugurado em 1940, o hoje Autódromo José Carlos Pace virou um templo do automobilismo mundial: são 4,3 km de traçado que recebem o Grande Prêmio do Brasil de Fórmula 1 e onde Ayrton Senna cravou uma de suas vitórias mais emocionantes, em 1991. É um espaço gigante, desenhado para velocidade, não para convenções tradicionais. No final das contas, a gente se deixa envolver pela dinâmica “brutal” do lugar. E é muito bom.

Anualmente, a BlueTie assume a linha de frente dos dois maiores eventos de entusiastas de motores do país: o Festival Interlagos, nas edições Carros e Motos. Para dar dimensão do tamanho: a edição de 2025 reuniu cerca de 305 mil visitantes, perto de 200 expositores e 65 lançamentos, com mais de 25 mil test-drives feitos dentro da própria pista. É hoje o maior evento de mobilidade da América Latina, e a edição de Motos passou a ser o encontro oficial da Abraciclo, a associação das fabricantes. Estamos falando de um espaço desenhado para competições internacionais, onde a BlueTie precisa montar uma operação meio que de outro mundo.

Para fazer um evento dessa magnitude rodar redondo, não dá para improvisar. É preciso adaptar a operação à lógica do lugar. E é isso que a gente faz: ajusta o time, os fluxos e as decisões ao ritmo de um autódromo cheio.

A jornada do visitante: da chegada à emoção da pista

Para entender a complexidade dessa operação, imagine o trajeto que o público faz. Em todos os pontos críticos, a nossa equipe (que soma entre 100 e 130 profissionais por dia) está presente, garantindo que o fluxo não pare.

1. O primeiro filtro e a responsabilidade civil

Tudo começa no credenciamento. A equipe BlueTie recebe os visitantes, checa os convites e os direciona para um ponto crucial: o treinamento obrigatório conduzido pelos pilotos profissionais da Revista Duas Rodas.

Ali, em salas com capacidade limitada, as pessoas recebem as orientações de segurança e assinam, uma a uma, o termo de responsabilidade. Esse momento exige atenção redobrada da nossa equipe, porque essa documentação é a barreira final de proteção jurídica da organização do evento.

2. Tolerância zero e segurança em primeiro lugar

Antes mesmo de pisar no acelerador ou guiar uma moto na pista principal, nas áreas off-road ou nas pistas de baixa cilindrada, o participante passa pela nossa “barreira” de segurança:

• Conferimos a validade e o tempo de emissão da CNH.
• Checamos as vestimentas obrigatórias (essencial na edição Motos).
• Aplicamos o teste do bafômetro individualmente. Teve qualquer alteração? Não entra na pista.

Conduzimos esse atendimento com o máximo de seriedade e respeito.

3. Controlando a ansiedade no box

Liberado da segurança, o público se espalha pelos boxes dos expositores para os tão esperados test-drives. É aí que o evento ganha a sua camada de adrenalina (pra gente): filas enormes, espaços disputados e uma circulação intensa de famílias.

Pilotar em Interlagos mexe com a emoção. Para muitos, é a realização de um sonho de infância. Lidar com pessoas ansiosas e nervosas exige um time de promotores que vá além de simplesmente levar gente de um ponto A a um ponto B. Nós acolhemos esse momento junto com o convidado, deixando a espera organizada e a experiência mais humana.

O motor dos bastidores: o que ninguém vê, mas faz tudo funcionar

Se a linha de frente tem que funcionar sem tropeços, os bastidores precisam ser uma máquina de alta precisão. Quando o evento abre os portões, as situações acontecem em frações de segundo.

A engenharia do horário de almoço

Parece bobagem, mas tente revezar o almoço de mais de 100 pessoas sem deixar nenhum posto de atendimento descoberto. É uma verdadeira obra de engenharia logística.

Mapeamos os horários de menor movimento em cada ponto e concentramos o revezamento de forma estratégica. Além disso, contamos com uma equipe de profissionais volantes. Se um setor registra um pico inesperado de público bem na hora do almoço, redirecionamos esses profissionais em segundos. Se você olhar a nossa movimentação do almoço com um drone em time-lapse vai perceber como a gente “se diverte” nesse momento.

Cuidar de quem cuida: bem-estar gera bom atendimento

Interlagos é um ambiente desafiador também para a equipe: o clima muda do sol forte para o frio em poucas horas, as áreas abertas são imensas e as caminhadas são longas.

Tratar a equipe como máquina é o primeiro passo para o fracasso de um evento. E é nesses momentos que garantimos que o time tenha tempo real para almoçar, sentar e respirar. Um profissional descansado tem mais paciência, sorri mais e erra menos. Esse cuidado com as pessoas é uma das razões do nosso baixíssimo índice de rotatividade de staff. E da continuidade do nosso atendimento no Festival.

Jogo de cintura e a arte de dizer “não” para VIPs

O Festival Interlagos atrai CEOs, celebridades, influenciadores e autoridades. Eles recebem uma atenção especial para evitar aglomerações, claro. Mas existem regras que são inegociáveis.

Seja um influenciador com milhões de seguidores ou o diretor de uma multinacional, ninguém entra na pista sem o treinamento adequado ou sem passar pelo bafômetro. Saber dizer um “não” elegante, firme e focado na segurança faz parte da nossa maturidade de gestão. Como o evento é extremamente vivo, nossa liderança tem autonomia para remanejar pessoas e resolver conflitos rapidamente, adaptando a estratégia em tempo real.

O resultado

Para quem visita o Festival Interlagos, tudo parece simples e fluido: você chega, faz o briefing, entra no carro dos seus sonhos e pisa fundo na reta dos boxes.

Mas, por trás dessa fluidez, existe um relógio suíço funcionando sem parar. Faz até sentido, num autódromo que nasceu inspirado na Suíça. A BlueTie tem orgulho de ser a engrenagem que garante que esse relógio nunca atrase. Até a próxima edição!